Meer over Code E-mail

Hieronder vind je een samenvatting van wat wel en niet OK is op het gebied van het toevoegen van e-mailadressen. Plus een praktische checklist rondom deze zaken.

Wél OK

Het is OK om mailadressen van mensen toe te voegen die

  • zich in voor je nieuwsbrief inschreven via jouw website
  • jouw klant zijn en de laatste 2 jaar iets bij je afnamen
  • offline een formulier invulden wetende of met de bedoeling dat je met hen contact gaat opnemen

Niet OK

Het is zeker niet OK om mailadressen toe te voegen die

  • op een gekochte lijst staan
  • je al twee jaar niet gemaild hebt
  • op een lijst staan die van een derde partij is
  • je op internet of uit een andere maillijst gekopieerd hebt

Checklist Code E-mail

In Nederland geldt een algeheel spamverbod. Iedere verzender moet vooraf toestemming verkrijgen om te communiceren via e-mail. Verder zijn er vereisten over de verzending, inhoud, het gebruik van bestanden en de afmeldprocedure. De regels gelden zowel voor B2B e-mail als e-mail aan consumenten (persoonlijke e-mail is uitgesloten).

Deze wettelijke regels zijn aangevuld en verduidelijkt in de Code E-mail. Omdat deze code onderdeel wordt van de Nederlandse Reclame Code, wordt hij ook gehandhaafd door de Reclame Code Commissie. De code geldt voor het hele Nederlandse bedrijfsleven. Overtreding kan leiden tot een fikse boete. Wat moet je allemaal controleren om te zien of je aan de bestaande wetgeving en aan de Code E-mail voldoet? We geven een aantal van de belangrijkste punten in een checklist.

Toestemming vragen | Er wordt altijd toestemming gevraagd voor het toezenden van commerciële e-mail. Ook een eerste mail met de vraag voor een opt-in voor je nieuwsbrief valt hieronder. De ontvanger geeft zelf actief toestemming voor het ontvangen van commerciële e-mail (er zijn geen vooraf aangevinkte vakjes op een inschrijfformulier). Op de inschrijfpagina wordt duidelijk gecommuniceerd dat het e-mailadres gebruikt zal worden voor het toezenden van commerciële e-mail en/of derdenverstrekking.

Toestemming mag je niet via je Algemene Voorwaarden of een Privacy Statement vragen of akkoord veronderstellen; dit geldt niet als toestemming (want niemand leest deze). Indien de frequentie erg afwijkt van de te verwachten hoeveelheid, bijvoorbeeld dagelijks bij een nieuwsbrief, moet dit ook worden vermeld in de toelichting op de inschrijfpagina. Bij het aanmelden wordt de identiteit van de bestandseigenaar(en) duidelijk aangegeven.

Er is één uitzondering | Je hoeft geen actieve toestemming te vragen voor verzending van commerciële e-mail aan huidige klanten. Voorwaarden hiervoor zijn: 

  • Het betreft eigen en gelijksoortige producten of diensten (dus producten uit het eigen assortiment waarvan de ontvanger logischerwijs kan bedenken dat die tot jouw aanbod behoort)
  • Het e-mailadres is verzameld bij de verkoop of later aangevuld door de klant (dus niet verrijkt door middel van een extern bestand)
  • Als er bij het verzamelen aan is gegeven dat het e-mailadres gebruikt gaat worden voor verzending van commerciële e-mail.
  • Er is bij het verzamelen de mogelijkheid gegeven tot verzet / afmelden
  • Je moet bij toestemming in het kader van een verkoop rekening houden met de economische levensduur van het product (voorkom dat je adressen opneemt van relaties die te lang al geen klant meer zijn)

Natuurlijk mag je altijd mailen als er actieve toestemming is gegeven.

Afmelden | Hiervoor gelden ook de nodige voorwaarden. In iedere e-mailcommunicatie is de mogelijkheid voor de ontvanger om zich eenvoudig en kosteloos af te melden. De ontvanger hoeft niet in te loggen voordat hij zich kan afmelden. In het geval van derdenverstrekking (hostmailings/ dedicated e-mail) moet de ontvanger zich ook af kunnen melden bij de bestandseigenaar. Om dit mogelijk te maken moet de bestandseigenaar zich kenbaar maken in de e-mail en de mogelijkheid tot verzet bieden (de adressen zijn immers geen eigendom van de adverteerder). De adverteerder moet erop toezien dat dit gebeurt. Heb je meerdere merken (labels): de afmelding is altijd tenminste op het niveau van de aanmelding. Dus niet 1x toestemming vragen op niveau van het moederbedrijf en 3x afmelden op niveau van de merken. Iedere afmelding wordt door de bestandseigenaar direct (onverwijld) ingewilligd.

Identiteit en herkenbaarheid | Iedere mail dient voorzien te zijn van een functioneel en werkend reply-adres. No-reply mag niet meer (en ook geen andere benaming met dezelfde 'no-reply' functie). De naam van de bestandseigenaar staat bij iedere verzending in het Van-veld. Je commerciële boodschap mag niet misleidend / gecamoufleerd zijn. Reclame via e-mail moet duidelijk als zodanig herkenbaar zijn, door opmaak, presentatie, inhoud of anderszins.

Bron: Uitleg Code E-mail - FrankWatching

Hoe weet Finance Feeds of jij toestemming hebt?

Het is jouw verantwoordelijkheid dat je alleen personen mailt waarvan je toestemming hebt en die voldoen aan bovengenoemde criteria onder het kopje "wel OK". Het is onze verantwoordelijkheid te checken of je je aan ons anti-spam beleid houdt. Onze software is gekoppeld aan de spam-rapportage systemen van bekende e-mailprogramma's. Als je iemand mailt zonder toestemming en die persoon markeert de mail als spam dan is dit direct zichtbaar. Als dit percentage hoger is dan 0,3% van de ontvangers (dus 30 klachten op 10.000 ontvangers) dan ontvang je van ons een waarschuwing. We treden dan met je in overleg om je tips te geven. Is er sprake van hogere percentages spam-klachten of geef je geen opvolging aan onze tips, dan moeten we je account blokkeren. We gaan er vanuit dat het zover niet komt - het is gewoon een kwestie van logisch nadenken. Niemand wil spam ontvangen en dit doet afbreuk aan de vertrouwensrelatie. Je verstuurt via ons geweldige nieuwsbrieven, maar zorg er altijd voor dat je vooraf even toestemming vraagt.

Heb je na het lezen van deze informatie nog vragen? Stel ze gerust.